5 skutecznych praktyk zarządzania projektami


Zarządzanie projektami

Poniżej przedstawiam 5 prostych zasad (dobrych praktyk) skutecznego zarządzania projektami, które pomogą w codziennej pracy osobom nawet bez doświadczenia w prowadzeniu projektów. Nie rozpisuję się na temat metodyk. Podaję listę technik, które występują pośrednio lub bezpośrednio niemal w każdej popularnej metodyce i które szybko możesz wprowadzić do swojej codziennej pracy niezależnie od typu projektów jakie realizujesz.

#Używaj aplikacji do zarządzania projektami

Najważniejszym narzędziem, które będzie nam potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Oczywiście można się obyć bez niego. Zadania można rozpisać w excelu, a statusy i uwagi zbierać poprzez maile. Jednak jest to szybka droga do katastrofy.

Takie narzędzie służy nie tylko rozpisaniu listy zadań i raportowaniu. Prawidłowo używane stanowi najlepsze repozytorium wiedzy na temat projektu, w tym archiwum dokumentów i historię rozmów (ustaleń).

Narzędzie do zarządzania projektami - AsanaJest wiele narzędzi do zarządzania projektami i wiele z nich jest znakomitych. Jednakże, ja proponuję użyć Asana. Jest to świetne i bardzo proste w obsłudze narzędzie, które dodatkowo jest w pełni darmowe dla zespołów do15 członków.

Poniżej znajduje się kilka tutoriali ułatwiających rozpoczęcie pracy z tym programem.

Asana: get-started

Asana – basic guide

#Planowanie zadań

Planowanie zadańZaczynaj z wizją końca. Jak zaplanować realizację projektu:

1.Spisz dokładnie jaki ma być końcowy efekt realizacji projektu.

2.Następnie podziel go na etapy (kamienie milowe), najlepiej niezbyt długie np. 2 tygodnie. Ważne aby każdy etap kończył się wymiernym, możliwym do zweryfikowania efektem. Im krótsze etapy tym łatwiej zapanować nad terminowością projektu.

3.Rozpisz pierwszy etap na zadania i przypisz im osoby do realizacji. Nie rozpisuj wszystkich etapów na zadania jeśli nie ma potrzeby, ponieważ projekty zmieniają się w trakcie i po zakończeniu pierwszego etapu możesz zupełnie zmienić plany co do kolejnych.

4.Pamiętaj, aby zlecone zadania były dokładnie opisane i nie pozostawiały wątpliwości co do tego co ma być wykonane.

Wycena czasowa zadań.

Aby podać termin realizacji zadania musimy określić jego czasochłonność. Metod wyceny czasowej jest wiele. Na początek proponuję metodę wyceny stosowaną w lekkich metodykach zarządzania projektami – głosowanie. Zbierasz członków zespołu i przedstawiasz zadanie. Następnie następuje anonimowe głosowanie podczas którego każdy szacuje czas wykonania danego zadania. Przypisany czas określasz na podstawie średniej ze zgłoszonych wycen.

#Komunikacja

Komunikacja w zespoleKilka zasad skutecznej komunikacji :

1.Jeśli to możliwe spotkaj się codziennie z zespołem. Na krótkim spotkaniu (15 min) niech każdy krótko odpowiada na pytania:

• Co robił poprzedniego dnia?
• Co planuje robić dzisiaj?
• Czy napotkał jakieś problemy?

Dzięki tym spotkaniom zespół będzie na bieżąco wiedział co się dzieje w projekcie i przekazywał sobie pomocne uwagi.

2.Trudne zadania deleguj osobiście, wytłumacz i zapytaj czy wszystko jest zrozumiałe.

3.Wprowadzaj wszystkie zadania do systemu zarządzanie projektem np.asana.

4.Przed rozpoczęciem każdego etapu spotkaj się z zespołem i omów wszystkie zadania i cele (ewentualnie wnioski z poprzednich etapów).

5.Chwal się sukcesami zespołu, nawet małymi.

#Feedback dla pracownika

FeedbackTen punkt w zasadzie powinien się znaleźć w punkcie komunikacja, jednakże wydzielam go ze względu na jego istotność. Niezwykle ważne jest, aby każdy członek zespołu regularnie uzyskiwał informację zwrotną co do swojej pracy, zarówno pozytywną jak i negatywną. Pamiętaj, że badania pokazują, iż większość pracowników oczekuje od przełożonych częstszej informacji zwrotnej dotyczącej pracy.

Jak udzielać prawidłowo informację zwrotną (feedback):

1.Informacja zwrotna zawsze ma dotyczyć działania, a nie bezpośrednio osoby. Jest to bardzo ważne w przypadku negatywnej informacji zwrotnej, ponieważ krytyka osoby jest niekonstruktywna, powoduje urazę i nie przyniesie zmiany zachowania.

2.Pokaż skutki zachowania (pozytywnego lub negatywnego).

3.Podczas udzielania informacji zwrotnej zawsze podawaj tylko fakty (z nimi nie można dyskutować).

4.Pamiętaj, że karanie pracownika motywuje go do unikania kary w przyszłości, a nie do pozytywnej zmiany zachowania.

Przykładowa konstrukcja zdania dla informacji zwrotnej :

Kiedy TY … (tu informacja dotycząca zachowania) … wtedy  ( informacja dotycząca konsekwencji zachowania), [w przypadku pozytywnej informacji zwrotnej dodać podziękowanie/w przypadku negatywnej informację o koniecznej zmianie]

Przykłady:

Kiedy przysłałeś mi ten raport 3 dni przed terminem wtedy mogłem wcześniej przygotować i wypłacić wynagrodzenia. Dziękuję.

Gdy nie dostarczyłeś mi wczoraj raportu zgodnie z umówionym terminem wtedy nie mogłem przygotować wynagrodzeń przez co opóźnią się przelewy do pracowników, w następnym miesiącu proszę dostarcz raport w terminie.

Polecam świetny podcast na temat udzielania informacji zwrotnej i innych zagadnień związanych z pracą managera : Manager tools

#Doskonal się

Doskonal sięJakąkolwiek metodykę pracy będziesz stosował zawsze można coś poprawić. Dlatego pamiętaj, aby po zakończeniu każdego projektu (ewentualnie etapu):

• Poświęć czas na zastanowienie się nad rezultatami projektu – co udało się zrobić dobrze a co się nie udało.
• Spotkaj się z każdym członkiem zespołu i zapytaj co wg niego poszło dobrze a co można by poprawić na przyszłość.
• Prowadź dziennik dobrych praktyk (nie warto powtarzać błędów).

Podsumowanie

Opisane dobre praktyki pomogą Ci w codziennym zarządzaniu projektem, niezależnie od metodyki jaka jest stosowana w Twojej firmie. Należy jednak pamiętać o tym, że same dobre praktyki stosowane przez Project Managera nie wystarczą do skutecznego prowadzenia dużych projektów. Kluczowe jest skuteczne wdrożenie wybranej metodyki w całej organizacji.

Pobierz darmowy ebook!

Zebraliśmy w jednym ebooku wiedzę na temat zarządzania cenami i promocjami w e-commerce. Chętnie wyślemy Ci ten materiał za darmo. Wystarczy, że zapiszesz się do naszego newslettera.

  • Nigdy nie jest za późno na naukę i rozwój osobisty! Byle do przodu 🙂

    • Marzena

      oczywiście, że nie jest 🙂

  • właściwe przemyślenie i dostosowanie dobrych praktyk, ich sukcesywne wdrażanie, to klucze do sukcesu. 🙂
    Przydatne wskazówki, warto się im bliżej przyjrzeć. 🙂

    • Marzena

      Jak najbardziej warto 😉

  • Bardzo wartościowy blog i oczywiście post! Jeszcze nie jestem na tym etapie, Ale jak w przyszłości będę startupowcem- wiem gdzie sięgnąć po radę 🙂 tyle cennych wskazówek, że nawet najbardziej oporni na wiedzę mogą skorzystać 🙂
    Pozdrawiam!

    • Marzena

      Dziękujemy i zapraszamy 🙂

  • Bardzo przydatny post, na pewno skorzystam więc zrobiłam notatki:) dzięki:)

    • Marzena

      Notatki dobra rzecz, a i zapraszamy do odwiedzania nas:)

  • Na pewno najważniejszy jest dobry kontakt z zespołem

    • Marzena

      O to, to na pewno 🙂

  • dobra organizacja JEDNYM SLOWEM 🙂

    • Marzena

      Jak najbardziej 🙂

  • Planowanie w życiu i w pracy to ważna czynność. Sama jestem osobą mega zorganizowaną i lubię gdy wszystko ma swój czas i miejsce.

    • Marzena

      Tak, choć czasem tego trzeba się nauczyć 😉

  • U mnie króluje trello 🙂

    • Marzena

      Też używamy trello 🙂

  • Ewa

    Wasz blog bedzie moja lektura na weekend! Tyle przydatnych informacji. Cudnie, ze Was znalazlam

    • Marzena

      Bardzo nam miło 🙂

  • Ciekawe porady, zamierzam przetestować Asana w najbliższym czasie. Dzięki:)

  • Paweł Polejowski

    Dużo przydatnych informacji!

    • Marzena WM

      Cieszę się 🙂