Jak zorganizować pracę zdalną?


Praca zdalna

W tym wpisie chcę zaprezentować zestaw trzech narzędzi, które umożliwiają skuteczną współpracę w zespole rozproszonym (i nie tylko). Co ważne proponuję narzędzia, które dla małych zespołów są w 100% darmowe i zintegrowane ze sobą.

1 .Zlecanie zadań/prowadzenie projektów.

Aby efektywnie zarządzać wieloma osobami potrzebujemy narzędzia, które umożliwi zlecanie i odbiór zadań oraz będzie ułatwiać wzajemną komunikację.  Odradzam korzystanie z maili, jeśli współpracujemy z więcej niż jedną osobą, ponieważ gwarantuję, że nasza skrzynka zacznie puchnąć i szybko stracimy cierpliwość do ciągłego przeglądania historii, aby ustalić czy wszystko zostało zrobione.

Jakie więc narzędzie wybrać ?

Narzędzi do zarządzania projektami lub zadaniami jest bardzo wiele. Oczywiście wybór najlepszego zależy głównie od metodyki prowadzenia projektu w firmie, np. jeśli prowadzimy projekty w Scrumie wybierzemy inne narzędzie niż w przypadku  PRINCE2 lub gdy nie korzystamy z żadnej metodyki.

W tym wpisie nie chcę się jednak skupiać na analizie jakie narzędzie najlepiej sprawdzi się w różnych metodykach. Dlatego chcę zaproponować aplikację, która jest darmowa, dostępna poprzez przeglądarkę i prosta w obsłudze. Należy pamiętać, że firma zmienia się w czasie i narzędzie zawsze można zmienić w przyszłości.

Trello

Narzędzie do zarządzania projektami-TrelloTo chyba najprostsze na rynku narzędzie do zarządzania projektami/zadaniami. Jest bardzo elastyczne, ponieważ jest oparte na tablicach (które mogą reprezentować projekty) i na listach, których dowolną ilość możemy zamieścić na tablicy. Dodawanie zadań jest bardzo proste, a dalsza praca ogranicza się w zasadzie  do przeciągania zadań pomiędzy listami. Trello świetnie nadaje się do projektów prowadzonych w metodykach lekkich, ale nie tylko. Można go również używać do zarządzania swoim czasem.

Na youtube możemy znaleźć wiele tutoriali pokazujących jak korzystać z trello np:

Uczymy się Trello #1 – Tworzenie list punktów w opisach kart

Uczymy się Trello #2 – Zarządzanie kolejnością kart (wertykalne i horyzontalne)

Uczymy się Trello #3 – Linki w kartach… o jakich nie śniliście

2.Rejestracja czasu pracy.

Praca zdalna wymaga zaufania pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, szczególnie jeśli zlecone zadania można nazwać „pracą twórczą”, gdzie szczególnie trudno jest ocenić pracochłonność. Problem ten dotyczy w szczególności pracowników kreatywnych: graficy, programiści, analitycy, itp.

Rejestracja czasu pracy  dla realizowanych zadań  znacznie ułatwia prowadzenie projektu. Analiza czasu pozwala szybko zorientować się, że pojawiają się trudności i termin jest zagrożony, dodatkowo jesteśmy w stanie poprawiać system planowania i wycen.

Jak więc można sobie poradzić ?

Narzędzie do monitorowania czasu pracy zespołu-TogglJednym z rozwiązań tego problemu  jest Toggl (toggl.com). Jest to aplikacja, która służy do monitorowania czasu pracy zespołu. Każdy pracownik instaluje aplikację, która mierzy czas pracy nad zadaniami w trakcie dnia pracy. Informacje o zadaniach mogą być pobierane  z wielu systemów do zarządzania projektami. Pracownik wybiera zadanie i uruchamia mierzenie czasu , a jeśli robi sobie przerwę to zatrzymuje czas w programie.

Otrzymujemy w ten sposób dokładną informację jaka jest czasochłonność każdego zadania, pozwala to nie tylko poprawić planowanie w kolejnych projektach, ale również wychwytywać potencjalne problemy z projektem.

W przypadku trello wystarczy wybrać zadania na karcie.

Przykładowy tutorial pokazujący jak korzystać z toggl:

Tutorial on how to use Toggl

3.Komunikacja

Narzędzie do prowadzenia grupowych konwersacji - SlackDobra komunikacja w projekcie to podstawa. Jednym z najprostszych i najlepszych narzędzi na rynku jest Slack (slack.com). Oprócz wymiany wiadomości oferuje on również wiele innych przydatnych funkcji :

•    Grupowe konwersacje
•    Udostępnianie plików
•    Rozbudowana wyszukiwarka
•    Konfigurowalne powiadomienia
•    Interfejs Web i aplikacje desktop

Dla mnie największą wartością są grupowe rozmowy i łatwe udostępnianie plików, dzięki czemu wszyscy mają wgląd w dotyczące ich rozmowy. Świetny moduł wyszukiwania sprawia, że później bardzo łatwo jest odnaleźć wszelkie ustalenia, a wiele integracji umożliwia współpracę z różnymi systemami. Można np. z poziomu czatu dodać nowe zadania do trello.

Przykładowe tutoriale pokazujące jak korzystać ze slacka:

Slack – alternatywa dla elektronicznych listów

Tutorial: How to Start Building a Slack Community

Podsumowanie

Praca zdalna może być wydajna i przyjemna. Zaproponowane usługi to w zasadzie komplet narzędzi do efektywnego zarządzania zdalnym zespołem. Wszystkie narzędzia w podstawowych wersjach są darmowe, a i ewentualny późniejszy koszt wykupienia ich nie jest wysoki. Uważam jednak, że jedną z najważniejszych zalet tych narzędzi jest prostota obsługi, ponieważ nawet najlepsze narzędzie nic nie da, jeśli zespół nie będzie chciał z niego korzystać.