Jak zorganizować pracę zdalną?


Praca zdalna

W tym wpisie chcę zaprezentować zestaw trzech narzędzi, które umożliwiają skuteczną współpracę w zespole rozproszonym (i nie tylko). Co ważne proponuję narzędzia, które dla małych zespołów są w 100% darmowe i zintegrowane ze sobą.

1 .Zlecanie zadań/prowadzenie projektów.

Aby efektywnie zarządzać wieloma osobami potrzebujemy narzędzia, które umożliwi zlecanie i odbiór zadań oraz będzie ułatwiać wzajemną komunikację.  Odradzam korzystanie z maili, jeśli współpracujemy z więcej niż jedną osobą, ponieważ gwarantuję, że nasza skrzynka zacznie puchnąć i szybko stracimy cierpliwość do ciągłego przeglądania historii, aby ustalić czy wszystko zostało zrobione.

Jakie więc narzędzie wybrać ?

Narzędzi do zarządzania projektami lub zadaniami jest bardzo wiele. Oczywiście wybór najlepszego zależy głównie od metodyki prowadzenia projektu w firmie, np. jeśli prowadzimy projekty w Scrumie wybierzemy inne narzędzie niż w przypadku  PRINCE2 lub gdy nie korzystamy z żadnej metodyki.

W tym wpisie nie chcę się jednak skupiać na analizie jakie narzędzie najlepiej sprawdzi się w różnych metodykach. Dlatego chcę zaproponować aplikację, która jest darmowa, dostępna poprzez przeglądarkę i prosta w obsłudze. Należy pamiętać, że firma zmienia się w czasie i narzędzie zawsze można zmienić w przyszłości.

Trello

Narzędzie do zarządzania projektami-TrelloTo chyba najprostsze na rynku narzędzie do zarządzania projektami/zadaniami. Jest bardzo elastyczne, ponieważ jest oparte na tablicach (które mogą reprezentować projekty) i na listach, których dowolną ilość możemy zamieścić na tablicy. Dodawanie zadań jest bardzo proste, a dalsza praca ogranicza się w zasadzie  do przeciągania zadań pomiędzy listami. Trello świetnie nadaje się do projektów prowadzonych w metodykach lekkich, ale nie tylko. Można go również używać do zarządzania swoim czasem.

Na youtube możemy znaleźć wiele tutoriali pokazujących jak korzystać z trello np:

Uczymy się Trello #1 – Tworzenie list punktów w opisach kart

Uczymy się Trello #2 – Zarządzanie kolejnością kart (wertykalne i horyzontalne)

Uczymy się Trello #3 – Linki w kartach… o jakich nie śniliście

2.Rejestracja czasu pracy.

Praca zdalna wymaga zaufania pomiędzy pracodawcą i pracownikiem, szczególnie jeśli zlecone zadania można nazwać „pracą twórczą”, gdzie szczególnie trudno jest ocenić pracochłonność. Problem ten dotyczy w szczególności pracowników kreatywnych: graficy, programiści, analitycy, itp.

Rejestracja czasu pracy  dla realizowanych zadań  znacznie ułatwia prowadzenie projektu. Analiza czasu pozwala szybko zorientować się, że pojawiają się trudności i termin jest zagrożony, dodatkowo jesteśmy w stanie poprawiać system planowania i wycen.

Jak więc można sobie poradzić ?

Narzędzie do monitorowania czasu pracy zespołu-TogglJednym z rozwiązań tego problemu  jest Toggl (toggl.com). Jest to aplikacja, która służy do monitorowania czasu pracy zespołu. Każdy pracownik instaluje aplikację, która mierzy czas pracy nad zadaniami w trakcie dnia pracy. Informacje o zadaniach mogą być pobierane  z wielu systemów do zarządzania projektami. Pracownik wybiera zadanie i uruchamia mierzenie czasu , a jeśli robi sobie przerwę to zatrzymuje czas w programie.

Otrzymujemy w ten sposób dokładną informację jaka jest czasochłonność każdego zadania, pozwala to nie tylko poprawić planowanie w kolejnych projektach, ale również wychwytywać potencjalne problemy z projektem.

W przypadku trello wystarczy wybrać zadania na karcie.

Przykładowy tutorial pokazujący jak korzystać z toggl:

Tutorial on how to use Toggl

3.Komunikacja

Narzędzie do prowadzenia grupowych konwersacji - SlackDobra komunikacja w projekcie to podstawa. Jednym z najprostszych i najlepszych narzędzi na rynku jest Slack (slack.com). Oprócz wymiany wiadomości oferuje on również wiele innych przydatnych funkcji :

•    Grupowe konwersacje
•    Udostępnianie plików
•    Rozbudowana wyszukiwarka
•    Konfigurowalne powiadomienia
•    Interfejs Web i aplikacje desktop

Dla mnie największą wartością są grupowe rozmowy i łatwe udostępnianie plików, dzięki czemu wszyscy mają wgląd w dotyczące ich rozmowy. Świetny moduł wyszukiwania sprawia, że później bardzo łatwo jest odnaleźć wszelkie ustalenia, a wiele integracji umożliwia współpracę z różnymi systemami. Można np. z poziomu czatu dodać nowe zadania do trello.

Przykładowe tutoriale pokazujące jak korzystać ze slacka:

Slack – alternatywa dla elektronicznych listów

Tutorial: How to Start Building a Slack Community

Podsumowanie

Praca zdalna może być wydajna i przyjemna. Zaproponowane usługi to w zasadzie komplet narzędzi do efektywnego zarządzania zdalnym zespołem. Wszystkie narzędzia w podstawowych wersjach są darmowe, a i ewentualny późniejszy koszt wykupienia ich nie jest wysoki. Uważam jednak, że jedną z najważniejszych zalet tych narzędzi jest prostota obsługi, ponieważ nawet najlepsze narzędzie nic nie da, jeśli zespół nie będzie chciał z niego korzystać.

  • Bardzo ciekawy artykuł. Napewno prześledzenie i przetestuje program TRELLO.

    http://mpiserwis.pl

    • Marzena

      Polecamy 🙂 sami z niego korzystamy.

  • Zaciekawiło mnie narzędzie treLLO. Z chęcią przetestuję.

    • Marzena

      Warto 🙂

  • Pracowałam zdalnie swego czasu, ale nie wiem jakim programem… ten sobie przejrzę w wolnej chwili 😉 dzięki 😉

    • Marzena

      Zapraszamy do nas częściej 😉

  • Moim największym marzeniem jest tzw. geoarbitraż, a więc wykonywanie pracy zdalnie z innego miejsca na świecie, koniecznie połączonej ze zwiedzaniem, poznawaniem lokalnej kultury, ludzi. Jestem przekonany, że będzie to coraz bardziej popularny styl zarządzania pracą w przyszłości.

    • Marzena WM

      Myślisz? Być może, zobaczymy 😉

  • Praca zdalna to świetna sprawa 🙂

    • Marzena WM

      Pracujesz tak może?

  • Teresa Bęben

    Na co dzień korzystam z Trello i sprawdza się całkiem nieźle. Chociaż nadal nie mogę się obejść bez starego, dobrego tradycyjnego kalendarza. 🙂

    • Marzena WM

      Tak Trello jest jak najbardziej ok 🙂

  • Sama pracuję zdalnie, ale w mojej firmie nie korzystamy z opisanych narzędzi, udostępniamy kalendarz w Outlooku i działamy. Pewnie to też zależy od „dojrzałości” zespołu, poziomu zaufania, samych projektów itp

  • Pisaliśmy kiedyś na podobny temat http://www.babskiblues.pl/aplikacje-do-zarzadzania-czasem/ …ale widzę że aplikacji przybyło 🙂

  • Moja druga połówka pracuje zdalnie, mi też sie czasem zdarza, rewelacyjna sprawa 😀

  • Izabela

    Praca zdalna to dobre uzupełnienie kontaktów bezpośrednich.

  • O Togglu słyszałem, ale Trello to nowość dla mnie. Może wynika to z tego, że nie pracuję zdalnie. Ciekawi mnie efektywność grup projektowych gdzie wszyscy pracują zdalnie. Ciężko jest mi to sobie wyobrazić. :/

    • Marzena WM

      Praca zdalna niesie za sobą wiele ograniczeń i problemów co oczywiście wpływa na efektywność zespołu. Trudno jest określić o jaki procent ta efektywność jest mniejsza, ponieważ zależy to od wielu czynników. Jeśli jednak dobrze dobierzemy zespół, który będą stanowić osoby o dużym doświadczeniu oraz projekt będzie się dało rozsądnie podzielić na w miarę niezależne części to wydajność pracy będzie tylko minimalnie mniejsza niż gdyby wszyscy siedzieli w jednym pokoju. Prowadziliśmy kiedyś projekt, który był realizowany przez 3 programistów, 2 testerów i każdy pracował w innej lokalizacji w tym połowa nawet w innym kraju. Kluczem do sukcesu projektu okazali się ludzie a konkretnie ich duża samodzielność i doświadczenie. Osobiście nie wydaje mi się żeby udało się go zrealizować szybciej z całym zespołem na miejscu.

  • Bardzo pomocny wpis, czas i jego organizacja to mysle jest klucz do sukcesu 🙂

  • Świetny i bardzo przydatny tekst. Ja lubiłam prowadzenie projektów w trello